CentralEen case aanmaken
Zelf een case maken, of ze automatisch laten aanmaken uit binnenkomende mail.
De meeste cases maak je niet zelf. Heeft je organisatie een mailbox gekoppeld, dan wordt elke nieuwe mail van een klant vanzelf een case. Belt een klant of komt hij langs, dan maak je de case zelf aan.
Zelf een case aanmaken
Klik bovenaan op Nieuw. Je kunt ook een case aanmaken vanuit een contactpersoon, via Case aanmaken op diens pagina. De klant is dan al ingevuld.
Beschrijf de vraag
Vul bij Onderwerp in waar het over gaat, kort en herkenbaar. Je collega's zien dit in de lijst.
Koppel de klant
Kies de Relatie (het bedrijf of de particulier) en de Contactpersoon. Zo vind je de case later terug bij die klant.
Wie neemt het op?
Kies een Behandelaar, en eventueel een Status, Prioriteit, Deadline, Type en Bron. Weet je het nog niet, laat het dan open. De case staat dan bij Niet toegewezen.
Noteer wat je al weet
Wat je in het tekstvak onder Berichten typt, wordt bewaard als interne notitie. Handig voor wat de klant aan de telefoon vertelde.
Opslaan
Klik op Opslaan. De case krijgt een nummer en opent.
Een mail sturen kan pas na het opslaan
Bij het aanmaken schrijf je alleen een notitie. Wil je de klant mailen, sla de case dan eerst op en gebruik daarna Bericht verzenden. Zie Een case behandelen.
Automatisch uit mail
Is er een mailbox gekoppeld en staat Automatisch cases aanmaken aan, dan gebeurt dit bij elke nieuwe mail:
- Een mail over een nieuwe vraag wordt een nieuwe case.
- Een antwoord op een mail die Central verstuurde, komt bij de bestaande case terecht. Central herkent dat aan de mail zelf en aan het casenummer tussen haakjes in het onderwerp, zoals
[26090042]. - Is de afzender al een contactpersoon, dan koppelt Central de case aan die persoon en aan de relatie waar die bij hoort.
- Is het e-maildomein van de afzender gekoppeld aan een relatie, dan komt de case bij die relatie, met de standaard behandelaar van die relatie.
Een onbekende afzender wordt niet vanzelf een contactpersoon. Wil je hem bewaren, maak dan een contactpersoon aan en koppel die aan de case. Zie Relaties en contactpersonen.
Een beheerder stelt dit in bij E-mail koppelen.
Laat het nummer in het onderwerp staan
Vraag klanten om te antwoorden op je mail in plaats van een nieuwe te beginnen. Blijft het casenummer in het onderwerp staan, dan komt het antwoord altijd bij de juiste case.
Het casenummer
Elke case krijgt een uniek nummer. Standaard zijn dat de laatste twee cijfers van het jaar, de maand en een volgnummer van vier cijfers: 26090042 is de 42ste case van september 2026. Je beheerder kan dat patroon aanpassen bij Instellingen > Service, zie Service instellen.