CentralRelaties en contactpersonen
Het verschil tussen een relatie en een contactpersoon, en hoe ze mail automatisch bij de juiste klant brengen.
Central houdt twee dingen bij over je klanten:
- Een relatie is de klant zelf: een bedrijf, of een particulier.
- Een contactpersoon is een mens met wie je praat. Een contactpersoon hoort bij een of meer relaties.
Bij een boekhoudkantoor is Bakkerij Janssens bv dus de relatie, en Els Janssens, zaakvoerder een contactpersoon.
Een relatie aanmaken
Klik in het menu op Relaties en dan op Nieuwe relatie. Of kies Relatie onder het pijltje naast Nieuw bovenaan.
Kies eerst het soort relatie:
- Bedrijf: een organisatie met een btw-nummer. Vul de Bedrijfsnaam in, en eventueel het BTW-nummer en een Debiteurennummer uit je boekhouding.
- Particulier: een persoon, zonder btw-nummer.
Vul daarna het adres, een e-mailadres en een website in als je die hebt.
Bestaat de relatie al in de prullenbak?
Een relatie heeft een unieke naam. Typ je een naam die in de prullenbak staat, dan stelt Central voor om die relatie terug te zetten. Wil je toch een nieuwe, klik dan op Toch een nieuwe aanmaken.
Mail automatisch bij de juiste klant
Twee velden bij een relatie besparen je veel sorteerwerk:
- E-maildomeinen: vul het domein in waarvan de klant mailt, zoals
bakkerijjanssens.be. Elke mail van dat domein komt voortaan bij deze relatie terecht, ook van mensen die nog geen contactpersoon zijn. - Standaard behandelaar: de collega die deze klant opvolgt. Nieuwe cases van deze relatie worden meteen aan hem of haar toegewezen.
Geen gratis maildomeinen
Vul geen domein in dat veel mensen delen, zoals gmail.com of telenet.be. Dan komt elke mail van dat domein bij deze ene klant terecht.
Een contactpersoon aanmaken
Klik in het menu op Contactpersonen en dan op Nieuwe contactpersoon.
- Voornaam en Achternaam, Email, Telefoon (Direct), Telefoon (Mobiel) en Functie.
- Relaties: kies bij welke klant de persoon hoort. Werkt iemand voor meer dan één klant, voeg dan alle relaties toe en duid er een aan als Primair.
Mailt deze contactpersoon, dan koppelt Central de case aan hem of haar en aan de primaire relatie.
Wat je op de pagina van een klant ziet
Open een relatie of contactpersoon om te zien wat erbij hoort:
- de cases van deze klant, open en afgesloten;
- bij een relatie de contactpersonen;
- de documenten;
- de notities die je team over deze klant bijhoudt.
Vanuit een contactpersoon maak je ook meteen een case aan, met Case aanmaken. De klant is dan al ingevuld.
Wie mag wat?
Eigenaars, admins en managers kunnen relaties en contactpersonen aanmaken, aanpassen en verwijderen. Leden en lezers kunnen ze alleen bekijken.
Verwijder je een relatie of contactpersoon, dan gaat die naar de Prullenbak en kun je ze terugzetten.