CentralPlanning
De Outlook-agenda's van je team naast elkaar, en taken inplannen met slepen.
De planning zit in het abonnement Professional en werkt met Outlook-agenda's van Microsoft 365.
In de planning zie je de agenda's van je collega's naast elkaar. Je ziet meteen wie vrij is, en je plant een taak of afspraak in zonder heen en weer te mailen.
Voor je begint
Iedereen koppelt zijn eigen Outlook-agenda, bij Profiel > Agenda > Outlook koppelen. Wie niet gekoppeld is, staat niet in de planning. Zie Outlook-agenda en verbonden apps.
Een beheerder stelt de werkuren, de standaardduur van een taak, de tijdzone en de weekends in bij Instellingen > Integraties > Agenda.
Rondkijken
- Kies de weergave: Dag, Week, Maand, Jaar of Lijst.
- Vandaag brengt je terug naar vandaag.
- Kies wie je ziet: Iedereen, Mijn agenda, Alleen ik, of zoek een collega.
- Vernieuwen haalt de agenda's opnieuw op uit Outlook, bijvoorbeeld als een collega net iets heeft ingepland.
Een taak inplannen
Rechts staat In te plannen taken: de open taken van de collega's die je nu bekijkt, die nog geen plaats in een agenda hebben.
- Sleep een taak naar een vrij moment in de agenda van de juiste collega. Of klik op de taak om ze op haar deadline in te plannen.
- Kijk de gegevens na in het venster Taak inplannen.
- Bevestig. De afspraak staat meteen in de Outlook-agenda van die collega.
Een afspraak maken
Klik op Afspraak, of klik op een vrij moment in de agenda. Vul in:
- Onderwerp, Medewerker, en het begin en einde.
- Een locatie, of Teams-vergadering toevoegen voor een online afspraak.
- Deelnemers: zij krijgen een uitnodiging van Outlook.
Heeft de medewerker op dat moment al iets, dan waarschuwt Central je met … heeft dan al iets staan. Je kunt de afspraak dan nog altijd maken.
Wat er in Outlook gebeurt
Alles wat je in de planning doet, staat meteen in Outlook, en omgekeerd.
- Verschuif je een afspraak in de planning, dan verschuift ze ook in Outlook.
- Verwijder je een ingeplande taak uit de planning, dan verdwijnt de afspraak uit Outlook. De taak zelf blijft bestaan, ze is alleen niet meer ingepland.
Wie mag wat?
Iedereen die de planning mag zien, ziet de agenda's van het hele team. Wat je mag aanpassen, hangt af van je rol: leden plannen standaard alleen in hun eigen agenda, managers en beheerders ook in die van anderen.